Учебная работа № 76542. «Правовая база информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственной коммерческой организации

Выдержка из похожей работы

Автоматизированные технологии
обработки документной информации, применяемые в Университете, должны отвечать
требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку УРРЦЭ оснащено компьютерными средствами,  то  в Управлении 
применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь
необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook,

Также в УРРЦЭ используются такие специальные программы, как «Модуль сбора
данных для вузов об условиях реализации образовательного процесса для отдельных
образовательных программ», «Программный модуль сбора информации,Комплексная
оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения,
правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые
подписываются руководителем структурного подразделения Университета, и
утверждаются ректором в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

 Текст проекта
положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

Кроме
вышеперечисленных документов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также
следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел
постоянного хранения, журналы регистрации,Все эти документы перечислены в
номенклатуре дел УРРЦЭ.

2.
Организация документооборота

Движение
документов в УРРЦЭ  с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая
цепочка движения и обработки документов в УРРЦЭ состоит из следующих этапов:

—
предварительного рассмотрения и распределения;

— регистрации
документов;

— направления на
исполнение и исполнения документов;

— оформления и
удостоверения документов;

— отправки.

На каждом этапе секретариат
выполняет типовые операции по работе с документами.

1.1 Прием и
отправка

Прием и отправка
документов в УРРЦЭ осуществляется, как правило, средствами почтовой,
курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная
обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами,Проверяется
правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется
целостность упаковки документов, наличие приложений,Документы, адресованные непосредственно
УРРЦЭ (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», 
передаются адресату без вскрытия конверта,

2.1
Регистрация

На полученном
документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный
штамп, включающий дату, номер и количество листов документа,Зарегистрированные
документы передают в почту секретарю  ректора или проректора,

Поступившие
телеграммы  регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату,Право
подписи телеграмм, составленных в УРРЦЭ, имеют ректор или проректора.

Передача
информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной
связи и записывается (печатается) получателем,Принятые телефонограммы
печатаются в 2-х экземплярах, один  передается адресату, а второй, как правило,
подшивается в дело.

 Тексты служебных
документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках 
(Приложение 4),Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов.
Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя,
подписавшего документ,Подлинники документов после передачи возвращаются
исполнителям

 В УРРЦЭ регистрации
подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях,Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы
Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или
создания.

Не подлежат
регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные
билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы,
месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в
бухгалтерии).

Документы регистрируются
один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или
утверждения,

Регистрация
документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида
документа, автора и содержания»